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面接の電話をかけるベストな時間帯は?電話のマナーや例文を紹介

面接の電話は、受けるのもかけるのも緊張するものです。とはいえ、日程の変更をしなくてはいけなかったり、問い合わせが必要だったりと、どうしても電話をしなければいけない場面は多々あります。


電話するタイミングや対応が悪ければ、面接の合否に影響する可能性もあるので 十分気を付けましょう。この記事では、面接の電話マナーについて解説しています。電話をかけてもよい時間帯や避けた方がよい時間帯など、電話するときの注意点をまとめました。この記事を読めば、相手に良い印象を与えられる電話のかけ方・受け方が分かりますよ。

目次[非表示]

  1. 面接の電話をかけるときのマナー
  2. 面接の電話をするときのポイント
  3. 【例文あり】面接先への電話のかけ方
  4. 【例文あり】面接先からの電話の受け方
  5. こんなときはどうする?面接電話のQ&A
  6. まとめ


面接の電話をかけるときのマナー


まずは、面接に関する電話をかけるときのマナーを確認しましょう。注意すべきマナーは以下の通りです。


  • 電話をかける時間帯に注意
  • 非通知は避ける
  • 相手が切るまで待つ


具体的に見ていきましょう。


電話をかける時間帯に注意

電話をかけるときは、営業時間内にかけるのが基本です。営業時間外だと、担当者が不在の可能性もありますし、担当者がいたとしても勤務時間外に対応させることになります。営業時間内であっても、始業直後や終業間際は避けましょう。始業後30分から就業前30分前までを目安にしてください。


また昼時も電話を避けるべきタイミングです。正午~午後2時までは、昼休憩を取る企業が多いことを覚えておきましょう。飲食店の場合は、昼時が忙しいので、面接の電話に対応できないことがあります。


ただし、緊急で連絡しなくてはいけない場合はこの限りではありません。その際は「お忙しいところ恐れ入りますが……」と一言添え、簡潔に用件を伝えましょう。


基本的には、相手の勤務時間外や忙しいと思われる時間を避けるようにします。


非通知は避ける

面接の電話は、非通知でかけないようにしましょう。公衆電話からかけるのも、相手に番号が通知されないので緊急時以外は避けます。


番号通知がないと、相手に不信感を与えることにもなりかねません。企業によっては、非通知の電話は出ないというケースもあります。


相手が切るまで待つ       

電話の用件が終わったからといって、安心して電話を切ってはいけません。相手が電話を切ってからこちらも切るようにします。これは面接に限らず、就職してからも変わらないマナーなので覚えておきましょう。電話をかけた場合は、かけた側が先に切らず、相手が切ってから電話を切ります。


面接の電話をするときのポイント


面接の電話で用件をスムーズに伝えるためのポイントは以下の通りです。


  • 事前準備をしておく
  • 静かな場所からかける
  • 落ち着いた口調でハキハキ話す
  • 重要な部分は復唱して確認


事前準備をしておく

用事があるからといって慌てて電話をかけず、まずは準備をしましょう。筆記用具やスケジュール帳を用意して、すぐにメモを取れるようにしておきます。念のため相手企業の資料があれば手元に置いておくと安心です。


用件はしっかりまとめておきましょう。頭で考えておいてもよいですが、電話中に緊張から忘れてしまうこともあるので、聞きたいことをメモしておくのがおすすめです。


静かな場所からかける

電話をかける場所にも気を使いましょう。周囲が静かな場所からかけるようにしましょう。周りが騒がしいと、相手の声が聞き取りにくくなります。


落ち着いた口調でハキハキ話す

お互いの顔が見えない電話だからこそ、口調にも注意が必要です。落ち着いた口調で、明るくハキハキ話しましょう。


緊張すると、ついモゴモゴ話してしまったり早口になったりします。すると聞き取りにくいだけでなく、相手に与える印象も悪くなる可能性があるので気を付けましょう。


重要な部分は復唱して確認

電話する中で、重要な部分は復唱して確認しましょう。特に、面接日時や担当者の名前などは間違えないように確認が必要です。「〇月〇日の○時ですね」「(担当者の名前は)○○さまですね」と、はっきり確認を取りましょう。


【例文あり】面接先への電話のかけ方


それでは、用件別に電話のかけ方を確認していきましょう。


求人に応募する場合

求人に応募する際の電話では、自分の名前を伝えた上で求人に応募したい旨を伝えましょう。担当者の名前が分かる場合は担当者の名前を、分からない場合は「面接のご担当者さまはいらっしゃいますか」と伝えましょう。


【例文】


「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし○○と申します。御社の求人に応募したくご連絡をいたしました。面接のご担当者さまはいらっしゃいますか?」


面接日程を変更してほしい場合

面接の日程を変更したい場合、具体的な理由までは説明しなくても問題ありません。もっともらしい理由がなくても大丈夫なので、都合が悪くなったことを伝えましょう。


【例文】


「お世話になっております。本日○時に面接に伺う予定の○○と申します。実は都合が悪くなり、本日伺うことができなくなりました。大変申し訳ございませんが、面接に日程を変更していただけないでしょうか」


面接や合格を辞退する場合

面接や合格を辞退する場合でも、詳しい理由の説明は必要ありません。ただし相手に理由を問われた場合は、正直に伝えましょう。その際、ここまで対応してもらえたことに対する感謝の気持ちも併せて伝えます。


【例文】


「お世話になっております。採用の連絡をいただきました○○と申します。大変申し訳ありませんが、都合により今回の採用を辞退させていただきたくお願いいたします。お忙しい中、お時間をいただいたにもかかわらず申し訳ございません」


担当者が不在だった場合

面接の担当者が不在だった場合は戻りの時間を確認しましょう。


【例文】


「○○さまは何時ころお戻りになりますでしょうか? その時間にかけ直しいたします」



【例文あり】面接先からの電話の受け方


続いて、面接先から電話がかかってきた場合の受け方を確認しましょう。


すぐに対応できる場合

面接先からの電話を受けるときは、静かな場所に移動しましょう。慌てて出たとしても、周囲が騒がしければ、聞き間違えなどのトラブルにつながります。


家にいるときであれば、テレビなどの音量を下げるか消すようにしましょう。


電話に出るときは「はい、○○です」とはっきり名乗りましょう。相手が名乗ったら、「ご連絡ありがとうございます」と伝えます。


すぐに対応できない場合

電話には出られるけどすぐに対応できない場合は、その旨を正直に伝えましょう。


【例文】


「ご連絡ありがとうございます。ただいまお話しすることが難しい状態なので、後ほどこちらからかけ直してもよろしいでしょうか」



その際、都合の良い時間も併せて確認しましょう。


相手から折り返すと言われた場合は、それに従っても大丈夫です。その際何時であれば電話に出られるのかを伝えておきましょう。


こんなときはどうする?面接電話のQ&A


面接の電話では、さまざまなハプニングがあるものです。ここでは、「こんなときどうしたらいいの?」という面接電話にありがちなハプニングに対する対処法をご紹介します。


相手の声が聞き取りにくいときはどうしたらいい?

電話相手の声が聞き取りにくいときは、直接的に「聞こえない」と言うのではなく、遠回しに聞こえにくい旨を伝えましょう。


【例文】


「申し訳ありません。電波の状態が悪いようです」

「少々お電話が遠いようです。もう一度お聞かせ願えますか?」



面接先から不在着信が!かけ直すべき?

面接先からの不在着信があったとき、慌ててかけ直す前に、留守電やメールに用件が入っていないか確認しましょう。


用件が入っていれば、その内容に従ってかけ直したり、相手からの連絡を待つようにしたりします。何も連絡が入っていないようであれば、前述したように電話を避けるべき時間帯に注意してかけ直しましょう。


          

留守電につながったときはどうする?

こちらからかけた電話が相手の留守電につながった場合は、メッセージを残しましょう。自分の名前と用件を簡潔にまとめて話します。その際、改めてかけ直す旨のメッセージも併せて残しておきましょう。


 相手がなかなか電話に出ないんだけど……

相手が電話に出ないのは、忙しくて電話に出られない可能性が考えられます。ですから、しつこく何度もかけ直すのはやめましょう。


電話のコールは5~6回程度、長くても10回までには一度切り、時間をおいてかけ直しましょう。


内定の電話は何時ごろくるもの?

内定の電話は、企業によってかかってくるタイミングが違います。多くの場合、面接の時に「いつまでに結果を連絡する」と教えてもらえるでしょう。


内定の連絡で比較的多いのは、面接から3日~1週間後くらいです。時間帯は午前中にかかってくるケースが多いようですが、企業によって対応が違うことを念頭に置いておきましょう。


合否の連絡がこない……問い合わせてもいい?

面接の合否連絡がない場合は1週間を目安に問い合わせましょう。面接を受けた日にちと自分の名前を伝え、「面接の結果については、いつ頃ご連絡をいただけますでしょうか」と聞いてみます。



まとめ


面接の電話は、営業時間外にかけない、忙しいと思われる時間は避けるなど、相手への気遣いを持って対応しましょう。面接に関する電話は緊張するものですが、電話のマナーは社会に出てからも必要なものです。これを機会に基本的なマナーを覚えて、スマートな電話対応ができるようになりましょう。今回紹介した要件別の例文も参考にしてくださいね。









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